10.4. Esquema de Publicación de Información

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10.5. Programa de Gestión Documental

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10.6. Tablas de Retención Documental

La tabla de retención documental del fondo de fomento panelero fue aprobada por el representante el representante legal de la Federación  Nacional de Productores de Panela, Administrador del Fondo de Fomento panelero,  mediante acta de aprobación de tablas de retención documental y SGD.  A Continuación se presentan las tablas de retención documental de la entidaad:

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10.7. Registro de publicaciones

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10.8. Costos de reproducción

Documento en proceso de elaboración y aprobación.

10.9. Mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado

a. Información sobre los mecanismos para presentar quejas y reclamos en relación con omisiones o acciones del sujeto obligado, y la manera como un particular puede comunicar una irregularidad ante los entes que ejercen control sobre la misma.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR: FONDO DE FOMENTO PANELERO ha dispuesto que el área de sistemas de información sea la responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos por medio del que el Titular de los Datos puede ejercer sus derechos antes reseñados, que puede ser contactada en el correo electrónico FFPprotecciondedatos@fedepanela.org.co.

Las solicitudes presentadas ante el área correspondiente, y que versen sobre el tratamiento de datos personales, podrán ser presentadas a través del canal ya descrito mediante comunicación dirigida al correo del FONDO DE FOMENTO PANELERO reseñado anteriormente, siendo necesario que la comunicación exprese de manera clara la siguiente información:
 
1. Nombres y apellidos del titular.
2. Número de identificación del titular.
3. Datos de localización del titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
5. Documentos que considere soportan su consulta o reclamo.
6. Medio por el cual desea recibir respuesta.
7. Nombre del peticionario, el cual, si es diferente al titular, debe adjuntar los documentos que le permitan actuar en su nombre.

Una vez presentada la solicitud, el FONDO DE FOMENTO PANELERO contará un término de diez (10) días hábiles, desde el recibo de la petición, para atender la solicitud o tomar las medidas que el titular exija.  Si la solicitud no contiene los datos de contacto suficientes, o no refleja de manera expresa los hechos que permitan a el FONDO DE FOMENTO PANELERO atender y dar trámite a la petición, se le comunicará tal situación al remitente dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la solicitud para efectos de que allegue la información necesaria dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibo del requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición.

Si el FONDO DE FOMENTO PANELERO no es la entidad competente para resolver un reclamo, dará traslado del mismo a quien corresponda en un término máximo de cinco (5) días hábiles si el nuevo responsable es identificable e informará de la situación al interesado para que pueda hacer seguimiento o identifique claramente la entidad a la cual debe dirigirse.
El FONDO DE FOMENTO PANELERO ha establecido como requisito de procedibilidad de la acción de ejercer sus derechos a través de los medios previamente descritos y posteriormente gestionarlos ante la Súper Intendencia de Industria y Comercio.
 
Con el objetivo de cumplir con los tiempos establecidos por la ley las solicitudes de los titulares, en materia de protección de datos personales el Fondo de Fomento Panelero establece el MANUAL DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES con el fin de establecer una gestión optima de las solicitudes de los titulares:
 

Para El Fondo de fomento panelero, la información es un activo fundamental para la prestación de sus servicios y la toma de decisiones eficientes, razón por la cual existe un compromiso por el respeto de los datos de personas naturales, en su tratamiento y finalidades, por lo anterior como responsable y/o encargados del tratamiento establecemos mecanismos sencillos y ágiles que se encuentren permanentemente disponibles a los Titulares con el fin de que estos puedan acceder a los datos personales que estén bajo el control de aquellos y ejercer sus derechos sobre los mismos.

El fondo de fomento panelero previamente ha definido que el canal establecido para atender solicitudes de titulares es el correo electrónico: FFPprotecciondedatos@fedepanela.org.co y físicamente en la dirección Carrera 49 B No 91-48 La Castellana.
 
El departamento encargado por parte de El fondo de El fondo de fomento panelero responsable inscrito ante la SIC de recibir, consolidar, verificar el
carácter legal de la solicitud es el área de sistemas de información.
 
El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:
 
i. al menos una vez cada mes calendario, y
ii. cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable solo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción
y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
 
Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), cuando esta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

Política de Protección de Datos Personales - Fedepanela
Política de Protección de datos Personales - Fondo de Fomento

Manual de Gestión de solicitudes y Tratamiento de Datos Personales - Fondo Nacional Fondo Panelero

 

10.10. Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información

a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta

En la página principal de Fedepanela en la parte de contáctenos existe un formulario en el cual las personas colocan su solicitud de acceso a la información https://fedepanela.org.co/gremio/ donde toda la información es redirigida al correo: comunicaciones@fedepanela.org.co 
 
De igual se ha creado el formulario para  solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y denuncias
https://fedepanela.org.co/gremio/fondo-de-fomento/quejas-y-reclamos/ , toda la información es redirigida al correo: comunicaciones@fedepanela.org.co para que sea retransmitida a cada uno de los departamentos indicados

b. Número de solicitudes recibidas.

c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.

Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución: NINGUNA

d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Nota: Esta respuesta a los  numerales a, b, c y d son con respecto al tema de tratamiento de datos personales y de quejas y reclamos que llegan a la pagina de www.fedepanela.org.co/gremio de las áreas de sistemas de información y comunicaciones, no existe una trazabilidad de información recibida de las demás áreas.
Esto hace referencia al manual de gestión de solicitudes y tratamiento de datos personales  

e. Número de solicitudes en las que se negó el acceso a la información.

La información del recaudo de la cuota de fomento panelero es confidencial, se encuentra debidamente organizada y archivada en las instalaciones de la oficina principal de Fedepanela disponible para revisión o informes para entidades de control